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  會(huì)議選址至少應(yīng)顧及什么?
   
 
  發(fā)布日期:2009年06月09日 瀏覽( )次

 

許多人在從事會(huì)議規(guī)劃時(shí),都以"方便"--主席的方便以及與會(huì)者的方便,作為會(huì)議選址的依據(jù)。這樣做并不妥當(dāng),因?yàn)?quot;方便"只是會(huì)議選址的諸種考慮之一。會(huì)議選址至少應(yīng)顧及下列七個(gè)條件:
    (1)場(chǎng)地必須有空檔且可供使用。

    (2)場(chǎng)地必須夠大以便容納與會(huì)者及視聽器材。有人認(rèn)為平均每一位與會(huì)者若能擁有1.5米2的空間,才算理想。

    (3)必須擁有包括桌椅在內(nèi)的適當(dāng)家具。會(huì)議時(shí)間愈長,所使用的桌椅愈應(yīng)令與會(huì)者感到舒服。不過,卻不應(yīng)該令與會(huì)者舒服到無心開會(huì)的地步。

    (4)必須擁有充足的照明及通風(fēng)設(shè)備。

    (5)必須能免于聲音、電話、訪客等干擾,以防與會(huì)者分心。

    (6)必須令主席及與會(huì)者大致方便。

    (7)成本必須低廉。

    以上七個(gè)條件之中,前四個(gè)可視為任何會(huì)議地點(diǎn)的必備條件,缺一不可,但后三個(gè)條件則往往因相互沖突而無法同時(shí)具備。例如為節(jié)省開支及令與會(huì)者大致方便,主席將會(huì)議地點(diǎn)定在與會(huì)者辦公室的附近。但是,由于會(huì)議地點(diǎn)太接近辦公室,就會(huì)在會(huì)議進(jìn)行中常有電話或訪客的干擾。此外,與會(huì)者也常在會(huì)議進(jìn)行中伺機(jī)進(jìn)出會(huì)場(chǎng)。反過來說,倘若為了令與會(huì)者專心開會(huì),主席遂將會(huì)議地點(diǎn)改在遠(yuǎn)離與會(huì)者辦公的地方。但是會(huì)議地點(diǎn)遙遠(yuǎn),不但令與會(huì)者感到不便,而且也令會(huì)議成本因而提高。許多管理者對(duì)會(huì)議地點(diǎn)的選擇都有這樣的共同認(rèn)為:一般性的會(huì)議或是為時(shí)較短的會(huì)議,原則上應(yīng)在與會(huì)者辦公室附近召開,但是特別重要的會(huì)議或是為時(shí)較長的會(huì)議,則應(yīng)選擇遠(yuǎn)離與會(huì)者辦公室的地方召開。

 
 
2018年03月19日
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